Viele gemeinnützige Organisationen haben mehr wichtige Aufgaben als verfügbare Hände. KI im Fundraising verspricht Entlastung beim Schreiben, Recherchieren und Planen. Doch eine Spendenbitte lebt von Glaubwürdigkeit und einer tragfähigen Beziehung. Stefan Mannes über sinnvolle Arbeitserleichterung, präzise Projektgeschichten und die Grenzen automatisierter Nähe.
Wo ist KI im Fundraising zuerst nützlich?
Bei Aufgaben, für die eine gute inhaltliche Grundlage vorhanden ist und deren Ergebnis jemand zuverlässig prüfen kann. Aus freigegebenen Projektinformationen lassen sich beispielsweise Entwürfe für unterschiedliche Textlängen erstellen. Auch eine erste Gliederung für einen Förderantrag oder eine Übersicht offener Fragen kann die Arbeit erleichtern.
Ich würde mit einer überschaubaren Aufgabe beginnen, die regelmäßig anfällt. Dann sehen wir, wie viel Vorbereitung und Prüfung nötig ist. Die Zeitersparnis beim ersten Entwurf allein sagt wenig aus. Wenn anschließend eine erfahrene Kollegin stundenlang Fakten und Ton korrigieren muss, haben wir ihre Arbeit womöglich nur an eine andere Stelle verschoben.
Für den ersten Versuch würde ich ein wiederkehrendes Format wählen, etwa die kurze Projektmeldung für den Newsletter. Das Team sammelt die benötigten Angaben an einem festen Ort und bestimmt eine Person für die Freigabe. Nach einigen Ausgaben wird verglichen: Welche Arbeit entfällt tatsächlich, welche kommt hinzu? KI im Fundraising sollte an diesem gesamten Aufwand gemessen werden. Auch die Zahl notwendiger Rückfragen ist aufschlussreich. Wenn Projektverantwortliche dieselben Unklarheiten jede Woche erneut auflösen müssen, liegt die nächste Verbesserung wahrscheinlich in der Informationsübergabe und noch nicht in einem besseren Schreibauftrag.
Kann KI im Fundraising eine gute Spendenbitte schreiben?
KI im Fundraising kann einen brauchbaren Entwurf liefern. Ob daraus eine gute Spendenbitte wird, hängt von den Informationen und vom redaktionellen Urteil ab. Die Leser müssen verstehen, was eine Organisation vorhat, weshalb es notwendig ist und welchen Beitrag ihre Unterstützung leisten kann.
Gerade hier braucht es Genauigkeit. Aus einer geplanten Maßnahme darf keine bereits nachgewiesene Wirkung werden. Aus einem Beispiel darf keine behauptete Lebensgeschichte werden. Und wenn eine Organisation nicht seriös sagen kann, was ein bestimmter Betrag bewirkt, sollte die KI diese Lücke nicht mit einer rührenden Rechnung schließen. Gute Fundraising-Kommunikation hält auch der Rückfrage eines aufmerksamen Spenders stand.
Ein guter Entwurf beantwortet drei einfache Fragen: Was soll geschehen, weshalb braucht es Unterstützung und was kann der Leser jetzt tun? Danach schaue ich auf die Reihenfolge. Vielleicht beginnt der Text mit einer langen Selbstdarstellung, obwohl die eigentliche Geschichte erst im vierten Absatz auftaucht. Hier kann KI im Fundraising beim Kürzen und Umstellen helfen. Der Maßstab bleibt, ob ein Mensch außerhalb der Organisation das Anliegen versteht. Fachbegriffe, interne Projektnamen und allgemein gehaltene Wirkungsversprechen verdienen dabei besondere Aufmerksamkeit. Je genauer die Organisation ihr Vorhaben beschreiben kann, desto weniger muss sie um Aufmerksamkeit bitten.
Wie würden Sie das an einem konkreten Projekt aufbauen?
Nehmen wir einen fiktiven Verein, der Lernbegleitung für Jugendliche anbietet. Vor dem Schreiben klären wir: Wie arbeitet der Verein? Welche Leistungen sind finanziert? Wofür wird zusätzliches Geld benötigt? Was lässt sich über die bisherige Arbeit belegen? Welche Geschichten dürfen mit Zustimmung der Beteiligten erzählt werden?
Erst daraus entsteht die Arbeitsgrundlage für den Text. Die KI kann unterschiedliche Einstiege vorschlagen oder prüfen, welche Fragen offenbleiben. Sie bekommt aber keine Freiheit, Biografien, Aussagen von Jugendlichen oder Erfolgszahlen zu ergänzen. Der Verein entscheidet anschließend, welche Fassung zu seiner Arbeit und zur Würde der Menschen passt, über die er spricht. Das ist eine anspruchsvolle und sehr lohnende redaktionelle Aufgabe.
Für den fiktiven Verein könnte daraus ein übersichtliches Faktenblatt entstehen: Zahl der verfügbaren Plätze, Aufgaben der Lernbegleiter, geplanter Zeitraum und noch offene Finanzierung. Jede Zahl bekommt eine verantwortliche Person und einen Stand. Das schützt vor einer häufigen Schwierigkeit: Ein früher richtiger Text wird wiederverwendet, obwohl sich das Projekt verändert hat. KI im Fundraising braucht deshalb einen verlässlichen Umgang mit Fassungen. Der letzte veröffentlichte Spendenbrief ist nicht automatisch die beste Quelle für den nächsten. Vor dem neuen Entwurf muss geklärt sein, welche Angaben weiterhin gelten und welche inzwischen ersetzt werden müssen.
Müssen mit KI im Fundraising alle Spendenbriefe individuell sein?
Eine sinnvolle Ansprache berücksichtigt, was für die jeweilige Beziehung relevant ist. Wer seit Jahren unterstützt, braucht andere Informationen als jemand, der gerade zum ersten Mal von einer Organisation hört. Dafür braucht es nicht zwangsläufig eine automatisiert erzeugte Einzelgeschichte für jede Person.
Ich bin vorsichtig mit künstlich hergestellter Vertrautheit. Ein Brief sollte keine persönliche Beziehung vorspiegeln, die es so nicht gibt. Viel gewinnt man bereits durch gut gepflegte Informationen, passende Anlässe und die Fähigkeit zuzuhören. Wenn KI im Fundraising dem Team dafür Zeit verschafft, ist das wertvoll. Ob eine weitere Variante wirklich hilft, sollten wir an ihrer Relevanz für die Empfänger beurteilen.
Ich würde die Ansprache zunächst nach wenigen nachvollziehbaren Beziehungen unterscheiden. Erstspender möchten oft wissen, ob ihre Unterstützung angekommen ist. Langjährige Fördernde interessiert vielleicht, wie sich die Arbeit entwickelt. Wer sich für ein bestimmtes Projekt engagiert, sollte dazu verlässliche Nachrichten bekommen. KI im Fundraising kann diese unterschiedlichen Informationsbedürfnisse beim Entwerfen berücksichtigen. Dafür muss man nicht so tun, als kenne man die Person besser, als es tatsächlich der Fall ist. Ein aufmerksam formulierter Dank und ein konkreter Einblick sind häufig überzeugender als ein vermeintlich persönlicher Brief, dessen Vertrautheit beim Lesen künstlich wirkt.
Wie hilft KI im Fundraising bei Förderanträgen?
Sie kann Anforderungen ordnen, eine vorhandene Projektbeschreibung strukturieren und auf mögliche Lücken hinweisen. Besonders hilfreich ist eine Arbeitsliste: Welche Angaben werden verlangt? Wo liegen die Belege? Welche Fragen müssen Projektleitung und Verwaltung noch beantworten?
Die Förderrichtlinie selbst bleibt die maßgebliche Grundlage. Fristen, Voraussetzungen und finanzielle Angaben werden am Original geprüft. Ein sprachlich überzeugender Antrag kann ein unpassendes Projekt nicht passend machen. Und die KI kennt die tatsächliche Leistungsfähigkeit einer Organisation nicht. Bevor Zusagen in einem Antrag stehen, müssen die Verantwortlichen wissen, ob sie diese personell, finanziell und fachlich erfüllen können.
Hilfreich ist eine Arbeitsübersicht, die jede Anforderung des Fördergebers mit einer Antwort und dem zugehörigen Beleg verbindet. Wo etwas fehlt, bleibt die Stelle sichtbar offen. Wir unterscheiden dabei Angaben, die lediglich formuliert werden müssen, von Entscheidungen, die noch gar nicht getroffen wurden. KI im Fundraising kann beim Ordnen solcher Aufgaben unterstützen. Sie sollte beispielsweise keine Personalplanung ergänzen, nur damit ein Antrag vollständig aussieht. Erst wenn Projektleitung und Verwaltung den Umfang gemeinsam tragen können, lohnt sich die sprachliche Feinarbeit. Das spart Rückfragen und verhindert, dass eine elegante Formulierung später als Zusage gelesen wird.
Was ist beim Umgang mit Spenderdaten zu beachten?
Für erste Versuche braucht man häufig gar keine echten personenbezogenen Daten. Viele Aufgaben lassen sich mit öffentlichen Projektinformationen oder vollständig erfundenen Beispieldaten testen. Das ist ein guter Weg, den Nutzen eines Ablaufs zu prüfen, bevor man über eine weitergehende Integration nachdenkt.
Welche Daten später in welchem System verarbeitet werden dürfen, muss die Organisation mit den zuständigen Datenschutz- und IT-Verantwortlichen klären. Eine werbliche Aussage des Anbieters ersetzt diese Prüfung nicht. Aus Kommunikationssicht kommt eine weitere Frage hinzu: Würden wir unseren Unterstützern diesen Umgang mit ihren Informationen verständlich erklären können? Vertrauen verlangt, dass die Organisation ihre eigene Praxis kennt und vertreten kann.
Die Einführung beginnt deshalb auch mit einer nüchternen Bestandsaufnahme: Welche Informationen braucht die jeweilige Aufgabe überhaupt? Für einen ersten Entwurf zur Projektarbeit sind Namen, Kontodaten und persönliche Gesprächsnotizen meist keine sinnvolle Arbeitsgrundlage. Bei KI im Fundraising sollte die Versuchsanordnung möglichst wenig sensible Informationen benötigen. Das entlastet auch die anschließende Prüfung. Wenn eine Organisation später einen konkreten weitergehenden Anwendungsfall verfolgt, lässt sich dessen Zweck genauer beschreiben. Dann können die zuständigen Fachleute an einer klaren Aufgabe prüfen, welche Bedingungen erfüllt sein müssen, statt vorsorglich eine beliebig große Datensammlung zu bewerten.
Wie gewinnt man ein kleines Team für KI im Fundraising?
Indem man seine Arbeit ernst nimmt. Wer täglich mit Fördernden spricht, weiß oft sehr genau, was an einem vermeintlich cleveren Entwurf falsch klingt. Dieses Wissen gehört von Anfang an an den Tisch. Mitarbeitende sollen mitentscheiden, welche Aufgabe getestet wird und woran ein gutes Ergebnis erkennbar ist.
Danach braucht es wenige klare Vereinbarungen: eine freigegebene Arbeitsumgebung, eine nachvollziehbare Informationsgrundlage und jemanden, der vor einer Veröffentlichung verantwortlich prüft. In den Grundlagen zu KI in Organisationen beschreibe ich diese Verbindung von Aufgabe, Ablauf und Verantwortung ausführlicher. Ein neues Werkzeug wird dann nützlich, wenn das Team damit sicherer und selbstständiger arbeiten kann.
Ich würde außerdem gemeinsam festlegen, wer einen Versuch beenden darf. Mitarbeitende müssen sagen können, dass ein Entwurf unbrauchbar ist oder die Nacharbeit zu viel Zeit kostet. Das ist eine fachliche Beobachtung. KI im Fundraising gewinnt Akzeptanz, wenn solche Erfahrungen zu besseren Entscheidungen führen. Für die Auswertung reichen anfangs wenige Kriterien: gesparte Arbeitszeit, verlässliche Angaben, passende Ansprache und weniger unnötige Schleifen. Ein Team, das einen Ablauf anschließend selbst beurteilen und verbessern kann, hat mehr gewonnen als eine Organisation, die lediglich eine große Sammlung von Eingabevorlagen besitzt und sich bei jeder Abweichung erneut beraten lassen muss.
Was sollte nach einer Beratung oder einem Workshop anders sein?
Die Organisation sollte wissen, welche Aufgaben sie mit KI unterstützen möchte, welche Voraussetzungen dafür fehlen und wer den nächsten Schritt übernimmt. Dazu gehören ausprobierte Arbeitsabläufe und Kriterien für die Auswertung. Wir schauen auf den gesamten Aufwand, die Qualität der Ergebnisse und die Erfahrungen des Teams.
Meine Beratung und Workshops zu KI im Fundraising und NPO-Marketing setzen bei diesen praktischen Fragen an. Wenn dabei deutlich wird, dass schon das Angebot an Fördernde unklar ist, arbeiten wir zuerst daran. Gute Technik kann eine gute Fundraising-Strategie wirksamer machen. Diese Strategie verlangt weiterhin eine genaue Vorstellung davon, warum Menschen sich gerade für Ihre Arbeit einsetzen sollen.
Zum Weiterlesen: Die DZI-Spenden-Siegel-Standards erläutern im Abschnitt „Werbung und Öffentlichkeitsarbeit“, worauf es bei wahrheitsgemäßer Spendenwerbung und beim respektvollen Umgang mit den dargestellten Menschen ankommt.
